Collaboration is één van de vier pilaren waarop de platformstrategie van Cisco rust. We spreken met Jan Roggeveen van Cisco over zijn passie, die gezien de huidige omstandigheden in de wereld relevanter is dan ooit. “Ook al is er veel afstand, iedereen is toch dichtbij en verbonden dankzij Webex.”

Tot eerder dit jaar waren de gesprekken die Roggeveen had met klanten en potentiële klanten fundamenteel anders dan ze de afgelopen maanden geweest zijn en hoogstwaarschijnlijk nog wel even zullen blijven. Collaboration is één van de bouwblokken van Cisco’s platformstrategie en is in de afgelopen maanden beduidend hoger komen te staan op de agenda’s van de organisaties die er hun voordeel mee kunnen doen.

Waar het (terechte) stokpaardje van Roggeveen voorheen vooral was dat er onnodig veel in de file gestaan werd en dat dit niet nodig hoeft te zijn als je Webex inzet, gaat het sinds de uitbraak van het coronavirus om totaal andere zaken. De inzet van collaboration tools is niet langer facultatief. “Er wordt nu veel gevraagd van werknemers. Mensen houden vaak niet van veranderen, maar de afgelopen tijd hebben we een indrukwekkende veranderingssnelheid gezien,” geeft hij aan. Cisco heeft hier vooral in de eerste weken van de lockdown een belangrijke rol in gespeeld. Toen moesten veel organisaties op stel en sprong van werken op kantoor naar werken vanuit huis. Wereldwijd is de capaciteit van het Webex-platform in drie maanden tijd verdrievoudigd.

3 centrale thema’s

Drie thema’s spelen bij collaboration een rol, volgens Roggeveen: “hoe faciliteer je mensen thuis te werken, hoe richt je je kantoor in en hoe blijf je in contact met je klanten?” Dat zijn de vragen die beantwoord moeten worden voor en tijdens de overstap. Hiermee raak je dus niet alleen de interne klanten (de medewerkers), maar ook de externe klanten van organisaties. Dat laatste is uiteraard van cruciaal belang om als organisatie relevant te blijven voor de markt. Doe je dit goed, dan heb je een concurrentievoordeel te pakken ten opzichte van organisaties die hier minder goed mee bezig zijn.

Binnen deze drie thema’s is er nog altijd voldoende werk te verrichten voor Cisco, al zijn de gesprekken zoals eerder al aangehaald wel duidelijk veranderd. Het viel Roggeveen wel op dat veel facetten van collaboration simpelweg onbekend waren voor veel organisaties: “Als we workshops houden bij organisaties, dan blijken mensen verrast en krijgen we reacties als ‘ik wist niet dat dit al kon’.”

Verschuiving in use-cases

Workshops werden uiteraard altijd al gegeven. Collaboration en bijvoorbeeld videoconferencing zijn immers al zo’n twee decennia beschikbaar. “Het soort klanten waar we de workshops houden en hielden is wel danig veranderd,” geeft Roggeveen aan. “Een typische klant waar we dit voorheen deden huurde vliegtuigen om mensen bij elkaar te brengen, terwijl wat zij wilden ook prima via een videoverbinding kon. Nu zijn er veel actuele use-cases in bijvoorbeeld de zorg en educatie waarbij we kunnen helpen.”

Als voorbeeld van vertraging noemt hij de wachtkamers in ziekenhuizen. Die kunnen nu virtueel gemaakt worden. De uitslag van een onderzoek kan bijvoorbeeld ook prima op afstand gedaan worden. “Het is eigenlijk raar dat je voor een gesprek van tien minuten naar de arts moet, vervolgens moet wachten en na tien minuten weer naar huis moet,” aldus Roggeveen. Dat was het al voor de coronapandemie wat hem betreft, maar nu toch zeker. Uiteraard helpt het in de zorg ook als de juiste hulpmiddelen beschikbaar zijn. Vandaar dat Cisco DX80-schermen voor videoconferencing en collaboration beschikbaar heeft gesteld, bijvoorbeeld aan instellingen die zich bezighouden met psychische zorg voor de jeugd. “Zorgverleners zijn hier erg blij me, omdat dit heel dicht bij persoonlijk contact komt,” vat Roggeveen de feedback samen die uit die groep hulpverleners komt.

Kijken we naar educatie, dan was er na de uitbraak van het virus ontzettend veel behoefte aan het streamen naar grote groepen. Inmiddels zijn veel scholen weer begonnen, maar Roggeveen verwacht dat met name universiteiten en hogescholen een deel van wat ze geleerd hebben de afgelopen maanden in de praktijk zullen blijven brengen, ook als de beperkingen opgeheven worden. “We zijn op dit moment concreet in gesprek met een universiteit om het online en offline stuk van educatie onderdeel uit te laten maken van een enkele ervaring,” geeft hij aan. Dit soort initiatieven lopen bij veel onderwijsinstellingen al veel langer dan sinds afgelopen maart, maar die zijn nu in een stroomversnelling gekomen.

Overigens zijn het niet alleen de instellingen zelf die moeten besluiten om meer met zaken zoals collaboration en remote werken te gaan doen. Uiteindelijk moet ook de regelgeving aangepast worden om de nieuwe processen überhaupt mogelijk te maken. “Zo was een videoconsult tot voor kort niet geldig volgens de verzekeraar en kon je dat dus niet declareren. Dat is pas sinds 1 januari 2018 mogelijk,” geeft Roggeveen als voorbeeld.

Het kan als je het wil

Om een indruk te krijgen van wat er zoal remote mogelijk is als het gaat om het uitvoeren van werkzaamheden, wijst Roggeveen ook graag op wat Cisco zelf doet: “Bijna alle 75.000 werknemers van Cisco werken tijdens de huidige pandemie vanuit huis.” Zelfs op die schaal heb je dus eigenlijk geen gebouw nodig, al hebben we het hier wel over een uitzonderlijke situatie. Er zullen ongetwijfeld onderdelen zijn die nu iets lastiger werken dan wanneer je samen in een gebouw zit. Het punt is echter dat het dus wel kan, als je het echt wil.

Hierboven hadden we het al even over de drie vragen die beantwoord moeten worden wil je succesvol aan de slag gaan met (samen-)werken op afstand. Voor Cisco is dat als ontwikkelaar van een dergelijk platform uiteraard eenvoudiger dan voor de gemiddelde organisatie die hier nog niet zo goed over nagedacht heeft. Volgens Roggeveen moet je in ieder geval altijd starten met de juiste mindset: “In het tijdsbestek dat je 50 woorden tikt, kan je er 200 uitspreken. E-mail is bedoeld als transportmiddel, om bestanden te versturen. Chatten is geschikt voor korte mededelingen, als het langer wordt kan je beter rechtstreeks communiceren.” Daarnaast heb je uiteraard de juiste apparatuur nodig, in de vorm van camera’s en schermen en moet je de ruimtes inrichten dat deze ook goed ingezet kunnen worden. “Dat kost natuurlijk allemaal wel wat, maar je bespaart ook kosten op zaken zoals vastgoed en het aantal reisbewegingen neemt significant af,” geeft Roggeveen aan.

Collaboration volgt workflow

Alle communicatiemogelijkheden die losse apps bieden, zijn aanwezig binnen het Webex-platform. Het is één applicatie die door de klant zelf is aan te passen. “Zo kan je Webex gebruiken vanuit een andere softwareomgeving, bijvoorbeeld Salesforce of Microsoft Office 365. Je kan ook eigen apps maken en die laten landen op het Webex-platform. Je eigen workstyle, je eigen workflow, je eigen workspace. Werken op je kracht noem ik dat”, zegt Roggeveen. Cisco hardware en software werkt uiteraard wel beter met elkaar, voegt hij hieraan toe. “Denk hierbij aan het tellen van het aantal mensen in de ruimte in een 1,5m-maatschappij,” geeft Roggeveen als voorbeeld. “Dat is mogelijk met de combinatie van onze camera’s en het Webex-platform.” Zijn er te veel mensen in de ruimte aanwezig, dan kan het platform voorstellen om naar een andere, grotere ruimte te gaan. Er kan dan ook meteen aangegeven worden welke ruimtes nog beschikbaar zijn op dat moment.

Webex is verder af te nemen in een abonnementenmodel, van één tot vijf jaar. Naast het bekende videoconferencing, file-sharing en het delen van beeldschermen, beschikt Webex over een voice-assistant, kan je transcriptie aanzetten (soort notulen), is het achteraf doorzoekbaar, beschikt het over gezichtsherkenning en biedt het people insights, achtergronden van de mensen die aan de conferentie deelnemen. Voor contactcenters zijn die combinaties handig en ook te complementeren met e-mail, Whatsapp en Twitter, zodat alle informatie van de klant binnen één omgeving beschikbaar is.

Al met al kun je met de juiste combinatie van mindset, apparatuur en workflow volgens Roggeveen niet alleen tijdens een crisissituatie uitstekend functioneren als gedistribueerde organisatie, maar ook als je weer wel op pad mag en het kantoor weer opengaat. Het zou zomaar eens kunnen dat de nare periode die we hebben gehad, op deze manier voor een fundamenteel betere werkomgeving gaat zorgen. “Webex maakt een einde aan communicatiesilo’s,” is de conclusie die Roggeveen hier zelf aan verbindt. Uiteraard zal de toekomst uit moeten wijzen hoeveel organisaties het op de langere termijn eens zijn met wat Cisco bij monde van Roggeveen vertelt. De afgelopen maanden hebben in ieder geval bewezen dat het kan.